2018-10-05

整理想法的技術:讓你避免腦袋一片混亂、語無倫次的13項思緒整理工具 BY 貳團 Della Lee

先簡單描述不懂想法整理技術的人,大概會是這個樣,思路十分繁雜,無法掌握資訊核心,集中在不必要的辭藻修飾,因此浪費許多時間。他們對處理過的事情,不是從結論下手,而是從狀況開始說起,並且不斷重複,因此和他人的溝通並不順暢。如果職場中同事、長官有人行事作風如上,工作就會特別提不起勁,耐性不斷被消磨,對組織也很傷。

作者曾問過課堂學生不能整理想法的根本原因是什麼,學生們多半回答「腦袋裡有太多想法」、「整理想法本身就很累」、「問題太複雜了」、「腦袋比別人差」等等,但作者認為真正的原因在缺乏線索,因為看不見腦中的想法、沒有工具、不懂原理。

接著說說整理想法的工具,大腦為了理解文字意義會刺激額葉,藉由這個過程強化思考力量,然而看電視或玩電玩時額葉完全沒有受到刺激,換言之想要變聰明要選擇多看書和思考,看電視時也盡可能得整理思緒。另外,手也能幫助整理思緒,試著在靈光乍現時記錄下來。書中介紹5種工具:心智圖、腦力激盪法、曼陀羅圖、邏輯樹、問題圖。

關於整理想法的原理,首要發想大量的點子(創意提案、解決問題的可能途徑或一天的待辦事項),接著予以分類、排列,給它個優先順序。接著提出問題來延伸想法,問題可透過人、事、時、地、物再加一個Why來提出,稱為「六何原則」。

曼陀羅圖:選擇障礙時使用,由九個九宮格呈現九宮格式的排列,但請讓他們彼此獨立,有河道相隔。曼陀羅圖可應用於小至「吃飯時間到了要吃什麼」,大至「達成夢想必備目標或行動」的整理,每個空格依他的位置不同有了層次。舉書中的例子:中心主題是「五年內變有錢」,首要主題寫出八個方法圍繞中心主題,方法有儲蓄、股票、不動產、投資、創業、購屋、提高身價、養成習慣,再從養成習慣分成八個次要主題:儲蓄習慣、閱讀習慣、相信能變有錢的習慣、正向思考…,並可以在格內寫下編號,便有了優先順序。

心智圖:其實就類似組織圖、樹枝圖、魚骨圖的架構,一種呈現放射狀的圖,我自己的使用經驗是作為寫申論題前的手稿及英語即時口說限時準備的手稿,是個好幫手,對於從無到有的架構過程很有幫助,對於產量方面也有幫助,減少詞窮或腦空白的無奈。

3的邏輯樹:這圖型與心智圖幾無二致,唯一的差別是首要主題(第二層)限量3個!作者闡述了3這個數字不論東方西方,都是頗具影響力的數字,企圖影響他人,就找兩個人來唱和,三人成虎;歐巴馬說:Yes,we can .Change, change ,change!另外作者提出了實用建議,不妨在面試自我介紹時,說出三個自我優勢,以此為核心延伸細節,讓人印象深刻。

企劃書與計畫書的差別?前者是大方向的,後者是針對執行進度的細部計畫。能夠區分並結合需要及想要變是一份好的企劃書,大多時候人們不知道自己想要什麼,賈伯斯在結合電話、mp3、網路等三個原本各自獨立的技術後發明了iPhone,於是人們發現沒錯!這正是他們想要的。

腦力激盪法:將不同部門的人聚在一起開會,創意發想,可搭配便利貼使用。須遵守以下原則:維持自由氣氛、量重於質、避免批評、透過結合和改善激盪出新點子。

腦力傳寫法:改良腦力激盪法的不足,避免主管滔滔不絕或有成員過於強勢,使其他成員不敢發表意見,進而扼殺了創意點子,透過腦力傳寫法將紙筆傳下去,大家都寫上點子後一起進行評估。

問題圖:作為心智圖的延伸,透過問題帶出選項(點子),善用六何原則提問,透過動詞的置換或主詞和增加可以變出更多的問題。另外,熱愛主題也會使人源源不絕地有問不完的問題。

製作一頁企劃書,約7-8個項目,要能一目瞭然企劃主題、原因、目標、手段等等,是個能幫助當代忙碌社會的職場人士及主管們快速下達決策的方法之一。我覺得這概念有點像商業模式圖的文字版。

讀書三階段:讀書前應按照封面、作者、前言的順序讀起,是為了勾勒書籍的整體性,並透過提出問題得以近一步推敲並尋找答案;讀書中應了解目錄的組成結構及內容的核心,並在書上空白處記錄自己的想法,未必要與書的內容相關,有時是衍伸出對其他事物的靈感,真正的好書是能引起讀者思考的;讀書後透過寫讀後感(較主觀)或書評(較客觀)或參加讀書會與人討論來幫助知識進入長期記憶。

以學習方式區分記憶程度,美國學習效率金字塔研究:5%上課,10%閱讀,20%上視聽課,30%觀看示範教學,50%團體討論,75%實地操作,90%說明給別人聽。

作者說他們韓國人平均一年讀0.9本書,不知台灣的數據是多少?不如訂個讀100本書的目標,所有事物都有臨界點,也許看完100本書會出現新契機,作者給的建議時間1年對上班族似乎有點困難了,但沒有時間限制的話,這麼要求自己就變得輕鬆愉悅了,不妨試試。

一場精彩演說需要事前準備,首要分析聽眾,聽眾不同,知識水準及關心的領域都會不同,接著以一句話傳達核心(主題),再著手書寫目錄,接著內容,若毫無架構地直接從編寫內容開始,易偏離主題,流於長篇大論。

除了養成寫日記的習慣外,還可以運用「人生座標圖」,時間自行設定,紀錄下事件及情緒的起落(《一個人的獲利模式》一書也曾提及此方法),用以觀察自己情緒因何事起落能更了解自己,另外也可以寫願望清單,並預設一段完成期限,達成了就紀錄下完成期限,不過拿作者的例子看,比較像待辦清單吧(一週跑步三次、多久減重五公斤等等的….)然而我個人更喜歡《魔法》一書的願望清單,會發現許多有趣的願望都實現了,更加振奮人心。

閱讀本書是因為看了圖書館熱門館藏清單而興起,也是我僅看過的第一本關於腦力開發、思緒整理類型的書,書中內容中規中矩,其實很多大家工作、學習或日常生活中都已經在運用了,不過書中的3點邏輯樹倒是啟發了我,立刻寫了篇自我介紹,打算面試時使用,感覺不錯。