2020-02-29

一流工作者都在用的待辦清單:省時、減壓、事情做得完的神奇高效公式 BY 貳團 皆安

[讀書動機]
此書是專門針對待辦清單方法提出解析,並試圖給出理想可運作的方法論。自己生活上目前是使用Evernote來做待辦事項的紀錄處理,方法主要參考電腦玩物和自己在其他學習的整合。但仍覺得待辦清單完成度不夠理想,往往有些待辦就是原封不動的複製到明天的日誌裡。因此開始思考要如何才能有效推動待辦事項,也因此接觸了這本書。

[十大待辦清單原則]
書中提到了待辦清單常見的問題,像是沒有具體時間、列太多、沒設定截止日等等。鑒於以上種種,作者提出待辦清單的十大原則:
<1>區隔當前任務與未來任務

簡單來說就是不要只是一股腦把所有待辦都寫下,而是要再根據進行時間來做區分,只留下當前要做的部分,其他則移到未來。以我自己來說,就是子彈日記的每日部分是當前,而其他待辦就會丟到周誌、月誌或未來誌。

<2>根據預期成果定義任務
這點其實是很多待辦清單教學都會強調的,很多時候會無法行動往往是不知道自己到底想幹嘛。對於不清不楚的待辦事項,往往就是選擇拖延。

<3>把專案拆解成多項單獨任務
這點也是相當普遍的建議。人往往會因為待辦事項過大,當下可能沒有足夠時間或精力就選擇拖延。如何把待辦拆成好入口的青蛙是相當重要的。

<4>為每項任務設定截止日期
這點我覺得很重要,自己在待辦事項設計時常忽略這點,而沒有截止日的待辦往往就會慣性拖延。作者有強調截止時間其實是彈性的,不用太精確,像是「八月底」這樣的設定就足夠了,真的要更改也不是問題。重點是要給自己承諾,並強迫自己思考提出時間的理由是什麼。

<5>把當前任務限制在七項
這點做要搭配書籍後面提到的批次清單來使用,作者認為至少15分鐘才能完成的任務才把他列在待辦清單中,其他的短任務就全部整理成批次待辦清單。少於七項才不會造成太大壓力,也讓人思考真正重要想完成的是什麼事。

<6>依據專案、類型或地點來管理任務
這點也是「電腦玩物」常提到的,要根據情境來設定清單,唯有一切資源到位時才能順利推動待辦事項,不然就算這待辦再重要還是無法執行。

<7>刪去清單上不必要的任務
作者認為有些待辦寫下來無助執行。像是願望類,比方說寫下我要減肥便是籠統無法執行的待辦事項,需要刪去。取而代之的應該是用專案來處理這樣願望型的任務。這點也與電腦玩物強調的用專案思維來處理待辦是相同的。此外也須思考任務對自身的重要性,回到自己真正到底要什麼這樣的概念,並將無關的任務清除。

<8>估計完成每項任務所需的時間
這點也是我自己時常忽略的,作者認為估計任務用時很重要,可以幫助自己更好的規劃時間。自己實際上常常是想到什麼就先寫下,但沒加上需要時間。其後果便是對能完成多少是沒有具體概念,到最後才發現時間不足,便將所有待辦挪到明天,久而久之就形成了惡性循環。目前是嘗試在寫在待辦清單時先估計需要花幾個番茄鐘,再排到行事曆上。完成待辦後再檢視自己的設定是否正確,以及下次是否需要調整番茄的數目。

<9>使用主動式動詞引導每項任務
作者提到可以使用像是啟動、購買、完成、檢查、打電話這類的動詞來書寫待辦,讓待辦更有驅動力。事實上許多書籍像是〈 待辦事像這樣列,工作當場完成一半〉中也提到同樣的概念。關於這點,自己的感覺是還好,個人覺得重點是寫下的待辦必須是明確知道要如何行動的事項,如此自然就可以推動了。

<10>留意哪些任務需要其他資源的投入
這點也是與前述情境相關的,有時候並不是事情很重要就能優先做,唯有資源到位才能順利推動,因此再列下待辦事項時就要先思考需要資源。這點我覺得Evernote就相當好用,可以將需要用到的相關記事連結直接放在待辦事項後面,如此便可避免想做事情的時候還再找需要哪些資料輔佐。

[小結]
整題來說我會認為書籍的結構有些拖沓,像是一開始講述待辦清單好處似乎就有點多餘,畢竟會買此書的多半都已經有再用待辦清單了。然後第二章的待辦清單問題集錦其實與待辦清單十大要點就有些重複,似乎可以直接寫在一起。而第三章檢討許多有名的時間管理系統像是GTD、「3+2」策略或是著名的矩陣四象限。其某些部份其實不是那麼公允。像是作者GTD會讓人只專注在下一步行動而沒有全局的思考。但其實GTD書中也有提到可以利用六種高度來整體規劃待辦。當然作者點出許多待辦清單盲點對我來說是很有幫助的,目前也試著修改自己的系統。自己也很喜歡作者說的: 「不追求完美,跌倒後站起來就好,並試者找出原因!」,畢竟永遠沒有完美個系統,能做的就是不斷學習並調整步調。重點並不是待辦系統本身,而是藉系統一步步接近自己的目標,這才是真正重要的。