一開始因為書封面的標題吸引,「不要使用便利貼、記事本與桌曆?!排出優先順序是多此一舉?!追求完美不值得效法?」,隨手翻了一下內容就很想要入手,但想要等書櫃的書清掉一些再入手。大概也觀望了半年吧
哇唔金魚腦的我竟然可以記得這本有半年多(emoji)(emoji)(emoji)
一共有60個高效習慣的說明,雖然這本是以職場上的各種情境來說明,但有幾個點對於學生的我也是有許多方面的影響,我就列出幾個已經使用了約2個月的幾個習慣,也會加上自己在進行過程又做了那些調整~
1. 不要使用便利貼
作者認為便利貼會使人很容易分心,特別是在進行高度專注力的事情時,當便利貼落入視線範圍內,真的很容易讓人分心,甚至出現讓做事效率低落。在看到便利貼上的各事項,可能就在想「在不趕快做就慘了….」,打斷原本在專注的事物上,甚至開始在意便利貼的內容,這種「思考上的岔路」正是造成做事低落的主因。
對於愛用便利貼的我,很喜歡來記錄各種大小事、通知他人、做課堂筆記等等…,可是經常會出現「啊!我放到哪裡了?」、「每次通知他人都寫一樣的事情好麻煩…」、「這便利貼貼在課本都會折到,真的好討厭…」。
在開學2週都會固定申請各種獎金,需要附上便利貼說明內容,可是申請了3年以來,每次都要花時間寫便利貼說明申請內容,就而且內容幾乎都是一樣的,花時間寫就會覺得有點厭煩,因此採用了作者舉例的一個方法,在L夾上貼上一張說明,只要等到各獎金統一送出去即可領回L夾(還可以減少紙張的浪費,絕對不是因為可以偷懶wwww(emoji)(emoji)(emoji))。
2. 不要在桌上放行事曆
這點其實滿有感的,也可以回到第一點,因為出現在視線範圍,就會相當容易打斷做事情的思緒,另一方面是因為行事曆的格子真的很小…,寫幾個字就填滿紀錄空間。空間不足就會無法詳細記錄其餘的待辦事項相關的資訊,只好紀錄在其他地方,也就會出現要同步管理兩個行事曆。光是想到有突發事情就要同步更新2個行事曆,對於很懶惰的我來說,真的是會讓人很想放棄使用行事曆,可是不用又會忘記很多的安排…(你是樹懶膩???有夠懶惰惹(emoji)(emoji)(emoji)(emoji))
3. 不要將智慧型手機放在視線所及之處
對於嚴重手機沉迷者的我來說,真的是件很難做到的事情(無限吶喊RRRRR…)!!!!一部分是因為我手機通知開聲音,也會不知道是我手機的通知,也不方便講電話、聽語音訊息等等,就變成聯絡他人都要用訊息,也就讓我有「不時時刻刻看手機訊息,會錯過很多事情的想法。」可是就在嘗試執行約2個月後,就發現在「必要的時候手機靜音」搭配做事所預估的時間內完成事情的技巧,休息時再看手機,就會發現專注力跟效率都相當提升許多,而一些朋友也就知道我這個習慣後,在有急事時就會來個連環奪命摳摳摳。
阿都靜音還摳摳摳會有用嗎?哎呀一種有在找人的安心感嘛((攤手(emoji)))
題外話:因為在YT看到一個影片,是說在臥室不帶手機進去,避免睡前跟睡醒花太多時間在手機,看到這的我也是相當欽佩,可是這似乎太極端惹((嚴重沉迷手機吶喊的meee)),於是決定在睡前30分鐘左右手機就放在客廳,一方面是希望睡前至少半小時不要用手機,一方面是避免睡醒時無限的賴床,要看手機就要走出房間。
你是多愛用手機?這個都可以讓你為了看手機起床…(我就愛手機laaaa)
4. 將衝動反應降到零
換句話說就是與「導火線」保持距離,也可以說是第1點到第3點的總結。作者是說當自己產生衝動的反應時,要意識到「自己現在正在發出衝動的反應」。一旦意識到之後,就必須開始尋找「為什麼我現在會做這件事。」
我在使用筆電時,總是很習慣開電腦版的賴、臉書、IG來避免錯過通知,可是在每每進行做報告、整理文獻時,都會因為通知跳出來中斷我的做事效率,就算告訴自己晚點處理,也會出現做A想B、做B想A的情況,因此我給自己一個原則,如果是要做報告什麼的必須搭配賴的視訊、文字訊息來討論的話,在開啟程式,否則做報告時是不開網路、程式。
那在上網查資料時,不會因為各種廣告內容點進去嗎?
嗯我也希望我不會點進去RRRRR!!!!每次都花一堆時間在那些廣告上,結果忘記原本的目的...。所以我就想到一個方法,把想看的都放到珍藏拉(欸不是阿,別人放的珍藏都是想要重複看,你怎麼放沒看過得進去?因為本人也嘗試過用額外頁面開啟,等到事情做完再看那個頁面,但在切換畫面時總是會看到那個滿滿的頁面沒看而中斷思緒QQ)
5. 營造出不會對別人產生反應的環境
這句話會讓我想到前陣子有看到的一段話,大概的意思:真正的自律,是讓自己在不需要大量意志力控制自己的環境。
因於聽力上與一般人較有些差異,所以在做一些事情可能對我已經是相當小聲但對他人來說是很吵的音量,所以也就讓我不怎麼常去圖書館,而念書做報告也就只有兩種地方,速食(咖啡)店跟家裡,而住家又會常常被家人叫,也是很長一段時間很煩惱在家看都會不時被打斷,而近期要準備考試壓力比較大,後來想到可以搭配第4點-將衝動反應降到零,如果是要叫去做家事,可以用訊息的方式,等我要休息看手機時,就可以知道有什麼事情要做。
前提也是要家人能夠接受,但家人立馬接受惹!!!(是有多希望我乖乖看書QQ)
6. 紀錄比記憶可靠多(對金魚腦的我來說是真的很中肯QQ)
上學期修了將近20學分,每個科目的考試方式、時間都不一樣,一開始都是很習慣用便條紙紀錄,結果課本都來個百慕達三角洲的不見,所以只好問老師、同學,就這樣循環快一個學期QQ…,最後用筆記本的方式記錄(統一固定只記錄在一個本子上,也可以避免出現要管理多種紀錄本)
7. 徹底排除多餘的思考
作者提出的概念-「不需要思考的事物就不要多想,請把必須做與不需要做的事情劃分清楚。」、「並不是花越多時間思考的人就越厲害,花了多少時間做出成果,才是別人看重的重點。」
我對於金魚腦的我來說,每每在出門都要花將近半小時想要準備什麼東西,結果還是會忘東忘西的,最後決定直接騰出一個櫃子專門放出門會帶的東西,筆電充電線、行動電源、衛生紙、口罩、雨傘、鉛筆盒等等,喔對一開始沒有習慣帶傘,所以出門後都才發現沒帶傘,就要在爬樓梯上去拿雨傘,下去後又發現手機順手放餐桌忘記拿,又要在上去拿,一個無限循環的爬樓梯,都爬到飽了(扶額)。
8. 為了不動大腦,最重要的就是先決定好規則
這也是可以呼應到第7點,作者提出的「一旦發生A就做B」,跟另一本「成功最關鍵的事-管控「不如預期」:日本心理戰略師教你計畫要成功,先把挫折、失敗、偷懶排進行事曆」很相似。
前陣子嘗試早起去公園跑步或健身房,但總是會睡過頭、賴床到時間不夠去運動,也就會覺得阿算了明天在做,結果隔天起床時就會想說明天做也沒什麼差baaa(?
為了解決這個問題,就設定了一個條件,若早晨沒運動,當下就要安排晚上有半小時做肌力運動,也就因為有個條件所以就不用思考要幹嘛幹嘛。
9. 不要使用筆記本
看到這點一定很多黑人問號的(應該不是只有我有baaa??),作者是以「利用不堆積物品的整理技巧,大幅提升工作效率」為出發點,就可以發現可能在一些時候要記錄的各種事情,但事後發現不重要(大概有一半是為了整理當下的說話內容、待辦事項或真正需要的資訊也可能不到3成左右、剩下的2成可能就是怕忘記而記錄下來的),卻占了本子可記錄的一堆空間,萬一有很多本又要同步管理,也有人會想到為什麼不用電子產品紀錄,嗯對我來說用很多的紀錄APP也是要同步管理真的很累人的。
那該怎做?
作者是提出用A4的白紙就夠,在當下用A4白紙紀錄,事後則花點時間做簡單統整放到電子紀錄本(單一的!!!),那用不上的筆記就會在當下立刻丟棄,因為隨著時間流逝可能就會越不清楚這筆記到底哪些是重要的,若心想著以後會用到,可是到那時候時還會記得有這個資訊?(還要花時間找出來餒),當然也可能會心想說因為是很重要的資訊所以要留著,也就會出現有留著資料所以感覺自己有在使用資料的心態(?),如果有記得資料內容的話那為什麼還要留著?
當然也會出現是否可以直接丟棄的情況,這時我就會放置一個資料夾且貼上期限(過這期限還沒用到就無緣的掰噗拉~~~)
10. 不要使用待辦清單,因為待辦清單沒有時間的概念
作者認為使用待辦清單,會出現以最簡單事情先做的情況,甚至會出現「總有一天要做好」的許願階段而一直累積沒做。那如果排出優先順序呢?可能會出現中途插進來的種種事情,那是否又要重新安排順序?
11. 以備忘錄的形式靈活運用待辦清單
作者並不是建議不要使用待辦清單,而是將待辦清單當成備忘錄;認為待辦清單不是管理工作、學業,頂多只是在抄寫於行事曆前暫時的保管之處。
短期:
暫時的紀錄指的是瑣事(沒必要抄寫在行事曆上,但又必須去做的事情;辦事內容未確定,無法抄寫在行事曆上),則可以使用待辦清單,在零碎的時間就可以去完成。
長期:
用來作為長期計畫的備忘錄,藉由寫進待辦清單之中,可以讓自己意識到該項目,進而產生做事的動力。
12. 大人也要做時間表
作者認為不帶一絲感情地辦公辦事,就是關鍵。因為要是眼前有堆積如山的事情,就很容易出現把麻煩的事情放在最後做,而長期下來,該做的事情永遠都沒辦法有所進展。一旦有了「時間表」,心中也就會油然而生「時間到了該動手了」、「預定的計畫就是如此也沒辦法」的感覺。
13. 只要掌握事情的流程,就能掌控投入的時間
作者舉例要做A事件,根據以往的經驗預估要3小時,結果實際著手後,發現僅僅只要1小時就做完,或許當下會感覺比預期的時間提早2小時了,應該是一件很棒的事情,其實不然,作者認為原本預估的時間方式太拙劣,應該要好好反省,也就是無法客觀看待自己做事的最佳證明。手邊的工作一旦提早結束,就會變得必須再找事情來做;甚至可能會不想找其他事做、又不知道該怎麼打發時間也說不定。
將預計要花8小時完成的工作,確切地花費8小時完成,這才是真正要追求的目標。
14. 先輸入重複的事件
在行事曆中輸入自己的計劃前,應該要先掌握好哪些是非做不可的重複性質工作,若無法掌握好這些重複進行的工作,事到臨頭就會突然冒出「對了還有這件事沒做」,導致工作進度被打亂。
15. 以大型工作化成細微工作的順序安排時間
作者提到關鍵在於先從大型事件安排,若先安排細微的工作,就會把時間割得很零碎,導致無法塞入大型的事件,也因為無法保有充足的空間,使得某些事件一直無法安排進行程中,完全失去規劃行事曆的意義。
可以想像大事件就像大石頭,需要花上半天的時間;需要花上2-3小時的就像小石頭;需要花30分鐘左右的就像細沙;不用30分鐘就像水。
那如果以水→細沙→小石頭→大石頭的順序,是無法裝進杯子,最後只剩下巨大岩石在杯子外;反之以大石頭→小石頭→細沙→水順序裝進杯子,是可以裝進最多東西。
16. 將行事曆的記事功能作為流程表
作者以安排住宿為例,會在行事曆中填入住房到退房時間,並列入資訊(旅館的電話、地圖連結、最近的車站、交通路線),只要事先記錄這些資訊,在想要確認時即可查看行事曆就好。
題外話:用這方式規劃行事曆,也就習慣在行事曆上列入很多日常事件,像是梳洗、吃飯、運動等,正因為被安排進行事曆所以必須做,不能取消,也可以避免當天事情過多,無法有足夠的時間能適當的休息,也會固定每天早上大概花5-10分鐘確認完成時間表。
17. 不要保留參考資料(哇唔這點真的對我超級天才衝衝的衝擊!!!!)
可能當下覺得是很有用的資料,可是在未來需要時而使用的資料真的還能作為參考嗎?現在只要點開個網頁輸入關鍵字就可以咚咚跑出一堆資訊。
18. 不要排出優先順序,期限就是最後底線,避免過度追求完美
這個觀點是我使用了許久的四象限表格後,經常在想真的有需要排出優先順序嗎(真的很容易讓我的腦細胞罷工),可是很多人都說這是很好的方法,也就只能繼續半信半疑地使用下去…。
在作者提出這觀點,讓我覺得阿就是這樣啦!!!!就以我的各科目的報告來說,真的很常需要做報告,都要花時間把各個報告內容分小項目後再決定順序,可是如果期限都是一樣,那極度有選擇障礙的我是要把自己切成一半的同時進行嗎(驚,那還不如就以期限為基準的安排就好(攤手
19. 過度追求完美只是在自我滿足
看到這裡的完美主義者我就滿滿肚子火,神馬叫自我滿足laaaa(跺腳)
但看了作者的解釋後,就突然覺得真的是這樣(欸這麼容易接受?!)
簡單來說,如果這個報告的老師評分標準來說,可能有的注重內容整理、注重心得反思之類的,如果每個點都要做到好,只會發現投注的時間與成果不成比例。如果老師要求只要80分的成果,而自己目標只需要放在80-85左右,不需要做到100。
對於認為品質越高越好的我來說,就會陷入無限追求「更好品質」的陷阱中,想要提升品質就必須花時間。雖然花越多時間、品質就越好,但要是沒有極限地追求完美,就會無法遵守期限,有時間追求超乎要求的品質,不如拿來做其他的事情。
20. 為什麼需要重視期限
對於極度拖延症的我來說,可能會想說因為事情多,所以拖延個一天還好的,嘗過幾次甜頭後,對於期限的底限就會越來越寬鬆,甚至出現3天左右應該還行。最後出現手邊有許多超過期限還沒完成,就會極度焦慮,造成龐大壓力,似乎隨時都被時間追殺。
21. 沒有期限的事情就不是重要事情(原:沒有期限的事情就不算是工作)
在去年的新年時想說要練習打字、做氣球、學手語等等,可是一年過了…,啥都還沒開始(應該不會只有我這樣吧QQ),最後決定在去年年底開始安排今年的期限,1-4月練習打字、5-8月練習氣球等等,若在該月一直沒有安排這目標,那在未來也不可能會安排了,當然可能會想說為啥不同步進行,嗯我也想過這點,可是我才不貪心的,一個一個來就好,太多目標會讓腦細胞罷工(攤手)
22. 以寬鬆的讚賞期限來完成工作
簡單說無論選擇在何時進行工作,基本上需要花費的時間都一樣,那麼反正都要花一樣多的時間,何不讓自己備受讚賞呢?
若太早完成工作可能對方會誤認為自己偷工減料、手頭很閒、忘記自己已經交出成果(就是有人到了期限當天還問我怎麼還沒交…),因此不是所有工作越快完成越好。
以「讚賞期限」來進行工作,手邊的計畫就會一一提前完成,即使是在截止期限當天臨時插進其他工作,也能從容應付,把時間用在其他工作上。
(可能有人會想說阿對方不在期限內完成,我要怎麼辦?作者是認為只要超過期限1秒就要嚴格催促對方,但以我角度來看似乎太過嚴厲,如果你對於這種情境有其他的想法,歡迎跟我分享~)
23. 多工處理的騙局
想要同時處理好幾項工作,也認為這樣比較有效率(看到過去的我一直這樣認為,真的是想一巴掌把自己打醒…)
簡單說就是大約去年的暑假整理房間時邊看影片,結果因為經常錯過重要片段而一直倒回去,摁倒回去完就忘記我整理到哪裡…,又要花時間回憶剛剛整理到哪,回憶時又錯過重要片段的陷入無限循環。今年的寒假就決定分開做,卻相當意外地只花不到2/3時間就整理好房間+看完影片(而且還是快轉的看完2倍的量)
24. 下定決心放空
作者提到的這一點讓我感覺有點像儀式感。
作者表示並不會任由放空偷懶這種事「不知不覺」地發生,而是在下定決心「現在開始放鬆」,再盡情的放空。或許看到這的人覺得這也太自律…,但如果換個角度想,如果早上8點到晚上5點都在忙工作、學業上的事情,而晚上5點結束後即是屬於自己的私人時間。那為了避免自己的私人時間被壓縮,就得想辦法在那段時間提升效率。
那在進入私人時間時,我會來個特別的小儀式感,像是喝杯熱茶、牛奶,讓自己換個地方休息,但不會是床上或書桌,因此我會拿出地毯鋪在地上,拿出手機悠閒地滑起來(你以為是書嗎?摁我也希望QQ)