(blue check mark)提問力為什麼很重要?
我們為了增加工作上的影響力跟說服力,不斷進修說話表達的技巧,舉凡簡報,演講,或是寫作,都是為了增加自我表達。但如果不了解溝通對象的需求與感受,這種表達只是丟球,不關心對方是否能接住,甚至是否能回傳。
這樣的結果只有溝,卻沒有通。
你一定有經驗在跟對方進行商業上的對談,自己講的興高采烈,口若懸河,對方也是全神貫注看著你點點頭,整個對談融洽,結束後自己也成就感暴篷,但其實把視角拉大來看,解決的大都是表面問題,實際上的痛點並沒有被引導出來,原本存在的問題,很大的機率之後還是存在。
(blue check mark)什麼是好的提問 ?
美國前聯邦檢察官特雷.高迪的『好問』這本書有一句話,『最有說服力的人傾聽跟講話一樣多; 最有說服力的人,問的問題與回答的問題一樣多。』
好提問是一組溝通的循環,先透過提問,讓對方思考與回答,接著積極聆聽,了解內容與重點,再來透過覺察,感受當下的情境、對方的表情、語言,最後進行適切的回應。
這一組循環作者稱之為 AAAR ( Ask -> Active listen -> Awareness -> Response )
提問也不是直覺想問什麼就問什麼,因為大部分人面對空泛的提問,不是實問虛答,就是答非所問,或是答不出來。如果沒有一個『問題意識』幫忙提綱挈領,問的問題就會過於發散,有時候甚至連提問者都不知道在問什麼。
(blue check mark)什麼是問題意識 ?
問題意識以一句話來總結,就是『要先問自己為什麼,為什麼這個問題很重要?』
問題意識是探索人事物的起點,它並不是要鉅細靡遺的找答案,而是要找出核心問題,問題背後的真正問題。
書中有舉一個很淺顯易懂的例子,在上生物課的國中老師,通常的對學生的提問會是 :
1. 這些細胞的功能是什麼
2. 如何維持人類正常的生理運作
3. 細胞內有一些微小且具有功能的構造,稱作胞器,這些胞器的名稱與功能是?
以上看起來就僅僅是提問,沒有讓人關心,好奇,想解決的難題。對注意力有限的國中生而言,對細胞沒有太多的連結與感受,對於細胞的研究一定很無感。
以下是具有問題意識的提問 :
1. 請問大家有沒有感冒的經驗?可以分享一下當時有什麼症狀嗎?
2..感冒時身體會很不舒服,但經過多休息後,它就會慢慢好起來,你知道是什麼原因嗎?
3. 我們除了對抗白血球外,身體中還有許多不同種類的細胞,你能看著圖片說出什麼各自的形狀嗎?
4. 這些細胞長的不一樣,請問他們的功能各是什麼?
修改後的提問更貼進了學生的角度,問題之間緊鄰教學的問題意識,以生病為切入點,討論細胞對人體的重要性。
問問題就像是在建構階梯,一部一部引領對方看見新風景。利用大家所知道的5W1H技巧,再跟大家所關心的動機綁在一起,就能拋出你特有的問題意識大綱,去捕捉更重要的訊息與問題。看到這大家可以感受到,『怎麼問』比『問什麼』還要重要,就拿這篇文章的第一個大標題來講好了
『為什麼提問力很重要』如果改成 『擁有提問力的好處是什麼?』 是不是就比較好回答了?
當拋出為什麼的時候,被詢問者面對的是一個很大的問題,不知道從何下手,通常不是答不出來,就是答案跟你心裡想的方向不同,但如果問『好處』是什麼,是不是就變得比較具體了? 你幫被詢問者搭樓梯,減少他的思考成本,對方一定更樂於回答,想法會更容易被引導出來而侃侃而談。
提問者是綠葉,受訪者才是鮮花,提問者無論是在先前的準備工作,還是在提問當中,始終是運用慢想,相對的,受訪者是運用快思,透過直覺反應去感受提問者的問題與情境氛圍。在這個過程中,提問者要持續的打開感受天線,幫助對方逐漸進入慢想,釐清自己的觀點,情緒,期待與渴望。
但有沒有具體的技巧,可以在與受訪者來回對談的情況中應用,來打開對方的感受度,讓對方的頻率與我們對齊呢?
作者有提供四點技巧 :
(countdown 1)第一個提問技巧 - 承轉力 : 建立信任感與答話感
我想應該很多人看過新聞記者第一句就問『你有什麼感受?』,『你的想法如何?』這些尖銳且不經思考的問題吧?
你覺得對方會理會記者嗎?
事實上,我們平常的提問也會不自覺的犯下這種錯誤。我們開口沒有經過任何修飾,直接就拋出問題,忽略當事人的內心感受。
『憑什麼我要回答你?』
不是自己問了問題,對方就需要回答。
要如何面對這種情況呢?
承轉力在於先承再轉,先用提問或閒聊方式,廣泛了解他人的情況,收集資訊,接著機動調整問題,再慢慢導入正題。
其實在我的公司,老外就很有技巧性的發揮這種承轉力,通常開會時台灣人會直接切入重點,直搗今天會議的主題,廢話少說。但老外在會議開始的五分鐘,會很輕鬆的跟大家閒聊,『大家最近如何,過得還好嗎?』、『最近疫情又變嚴重了,我跟我老婆被小孩吵到不可開交,真希望疫情趕快結束,學校才能恢復正常作息』
這種輕鬆的閒聊 (Small talk) 就會讓大家產生共鳴、有溫度。所以一開場就降低了大家的防禦心理,別人就更易於發表自己內心的意見。
除了有溫度的開場之外,在對話的過程中,支持性的回應也是很重要的一環。
『我們去年暑假去了台東,發覺台東的海好美喔』, 我們該如何接話,才能更深入了解對方的想法?
如果接著說『我也喜歡台東,台東的海真的很美』這種支持性的回應,對方就會繼續說下去。
承轉力最重要的目的,是建立連結,營造良好的互動關係,成為有效對話的基礎。因此,在這個階段,不是急著問問題,而是建立穩定的談話基礎。
接下來,我們進入第二個階段
(countdown 2)第二個提問技巧 - 正向提問力 : 將問題包裝成他人願意回答的禮物
如果被問到 『為什麼你要學習提問力』 你的反應會是什麼。如果是我,狀況好的話我可能想個一分鐘,然後講一些很膚淺,連自己
都不知道在說什麼的答案,狀況不好的話,我看就直接當場傻住,說不出話。
被問為什麼的當下,其實受訪者是會有壓力的,問為什麼好像就是『我要索取你的答案,你必須要給我一些我想要的東西,不然我會覺得你不尊重我』
但其實提問應該是一種『邀請』,而不是『索取』,邀請會拉近彼此距離,降低心裡負擔。
但要如何才算是一種邀請呢?
訣竅就在於,用How跟What取代Why。
不問『為什麼』,把過去式改成未來式,把『為什麼』改成『怎麼』或『如何』。
把『為什麼你要學習提問力?』轉換成 『學好提問力會有"什麼"好處?』
將問題指向好處,一是可以拉近距離,二是可以幫助對方減少思考路徑,很貼心的幫助對方,用未來的想像來回答。
另外,為什麼的提問,容易讓我們有壓力,要去想理由,找藉口,接著就容易引發爭執,或是檢討。
因為我們想要很快知道答案,這種不良的溝通方式,會造成惡性循環。
例如老闆問員工『為什麼你上個禮拜跟廠商談判的結果這麼差』,可以改成 『上個禮拜你跟廠商的談判發生什麼事了(what)?』『你要如何讓這場談判談的更好 (How)?』 如此一來,員工就會更下意識地透露出事情真相,當事情真相說出來之後,因為雙方已經知道癥結點,老闆就更願意幫助員工,員工也更欣然的願意發生改變。
相反的,若只是用『為什麼』來探究已發生的過程,員工會有很大機會想要卸責,並憑空捏造一個不存在的原因,那這樣就不會有機會去面對真正的原因,更遑論發生改變。
所以,運用"如何","什麼",甚至兩者交互運用的提問方式,我們就可以把問題重新包裝成讓人好奇與關心的禮物,降低雙方的情緒壓力,這也能讓對方發現自己的盲點,打破框架來思考,減少無謂的憂懼,激發更多有益的行動。
但光建立一個好的承轉,擁有正向的提問,還是不夠,我們在談話的中期,還需要有重點力。
(countdown 3)第三個提問技巧 - 重點力,如何用一句話,找出對方真正的想法
提問者最大的挑戰,不是問問題本身,而是提問者能否了解對方到底說了什麼,有什麼想說還沒說的事情,還有,雙方的認知有沒有落差?以免造成溝通誤會。
為什麼會說是最大的挑戰,因為在提問的同時,要同時發現,探索,學習對方所回答的內容,並給出適當的回應相當不容易,需要的是高度精神集中力跟情商力。一般人常常只為了問而問,沒有認真聆聽,了解別人真正想傳達的重點。
如果沒有把全部心思放在對方身上,提問就容易失焦,或是變成移轉性回應的話題小偷,只是把焦點重心放在自己身上,而非以對方為主。
作者提出三種聆聽以及回應的重點力,第一是『同理式聆聽』,用一句話做出肯定的回應,包括復誦對方剛剛所說的話,或是鼓勵讚美想法與作為,甚至引用他之前講過的話,讓對方覺得你有認真傾聽,受到肯定與重視,更願意說出自己的想法。
先前承轉力有提到『我也喜歡台東,台東的海真的很美』,就是屬於同理式的聆聽及回應。
第二是『理性式聆聽』,在聆聽的過程中,提問者了解整理對方的看法,觀點,進而確認和討論。
『你都沒在聽』這本書有說,『儘管人一生中最渴求的,莫過於理解和被理解,但唯有讓我們慢下來,願意花時間聆聽,這一切才可能發生』
就拿我工作場景來做例子,當老闆在談論工業的自動化時,因為話題的涵蓋比較廣,我可以這樣問,『老闆,你所謂的工業自動化如果應用在我們的產業中,是不是指平常廠商交付的材料,在每一個材料中,都有相對應的條碼,能夠自動的調閱出當時製作該件材料的品質紀錄?』
這個提問最重要的技巧,就是確認彼此理解的落差,對方往往以為你能理解,但是因為彼此在經歷,高度,專業上差異,如果沒有做確認,後續的溝通一定會有誤解。
第三個是『總結式聆聽』,在提問的過程中,當主題與問題都告一段落後,嘗試總結剛剛談話的內容,同時幫助他人整理思緒與想法,加深兩個人的默契。
『綜合老闆剛剛所講,之所以要自動化的施行,是不是因為要符合公司在五年內願景,除了讓公司成本降低之外,也要義務性的幫助合作廠商提供他們的技術?』
這種總結式的聆聽不是濃縮他人說的話,而是在短時間內,透過仔細推敲對方的意思,抽絲剝繭找出重點與意義。
但,總結完之後這場對話就真的結束了嗎?
被稱為矽谷之父的安迪,葛洛夫有個小秘訣 。『再多問一個問題』
(countdown 4)第四個提問技巧 - 追問力 :找出問題背後的問題
『你還有問題嗎?』 應該超過九成的人都會回答沒有,包含還沒看過這本書的我。
但其實從承轉力,正向提問力,再到重點力階段,我們跟對方的頻率已經對齊,對方已經從剛開始的快想階段,進行到了慢思。這時候我們可以經由適當的追問,引導出更仔細,及更深刻的內容。
在對話結束時,仔細回想看看,剛才對話中的趣點,斷點,轉點,痛點,與雲點,都可以拿來作為追問的方向。
拿雲點來舉例,雲點就是在對話中抽象的詞彙,但因為剛剛對話中不好打斷,在談話尾聲中,可以經由類比舉例的方法,讓對方把想法從雲端拉回地上,讓我們了解的更具體。
『你剛剛說寫作要有層次,但我不太了解層次的意思,可否舉個例子,例如像是......』,然後就把這個空白交給對方,讓對方練習換位思考,嘗試站在提問者的角度來解釋。這個方法某個程度上也可以幫助對方對自己講的話進行更深入的思考,搞不好對方還會悟出更之前不一樣的見解,在這種情況下,彼此的對話又更昇華了一層。
(blue check mark)結語
介紹了四個提問力技巧,作者在最後也指出,一個精彩對話的關鍵,如果再往下挖一層,往往不是提問的技巧,也不是到底會不會說話,而是提問者對訪談者有沒有好奇心,是不是真的想了解對方在談話中,背後隱藏的訊息,是不是跟對於對方提供的資訊,有想了解的渴望。
其實這需要自我訓練跟克制,因為我們很容易就想表達意見,尤其是講到跟自己相關,認知重疊或是相左的地方,更會忍不住想要表達自己的感受。我們可以在腦中值入一個虛擬的靜音鍵,當你忍不住的想要發表高見時,按下去,把能量花在對方想要傳遞的訊息上,培養傾聽者的掏金思維。試試看,搞不好以往一成不變的對話,會有你無法想像過的突破。