2019-04-14

大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準任務整理系統 BY 壹團 Violet Hsiao

我是Evernote使用者,同時希望用這套軟體達到「行動」的作用,於是《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準任務整理系統》對我而言非常實用。

作者非常穩健地講述他的時間管理系統架構邏輯。看完後我思考許久,利用其中幾個重要觀念,重新進行標籤跟記事本分類,整理我的記事。包括:

1. 筆記的流通性
我之前是將筆記按照資料類型分在不同「記事本」中;但要活用筆記的話,一則筆記可以運用的地方一定不只一個!因此我改用作者提倡的「標籤」分類法,一則筆記只能分在一本記事本中,但一則筆記可以有很多標籤。善用標籤功能,便能讓一則筆記在不同專案間流通。且Evernote的標籤能夠作出分層架構,同樣能達到分類目的。

2. 行動→任務→專案的層次
作者認為,時間管理系統可分為三個層次:有需要完成的「任務」,這個任務中會涵蓋許多個「行動」,而許多任務能歸檔於同一個「專案」中。
一則任務建立一則筆記,在筆記中拆解所需行動,在執行上才更加確實並易於安排;將多個任務歸檔於專案以目錄管理,在邏輯上更加清晰,且易於連結。
我覺得作者提到很重要的一點是,在任務筆記中,需要思考你的願景。完成這個任務,你想要得到什麼?你的目的是什麼?當有清楚的願景,就有機會思考出更多行動,來輔助這個願景實現,讓任務發揮更大的價值。例如列印報告只是一個行動,但若我的任務願景清楚寫著「希望透過這次合作讓客戶留下好印象」,那我可能就會思考:我是不是要找一間品質好的列印廠商?我送印前是不是要請人幫忙再仔細校對一次?

3. 排程提示系統
作者所謂大腦減壓是指,將任務、參考資料都丟進Evernote系統裡,並提倡利用Evernote「排程提醒」功能,讓任務在對的時間跳出來提醒我們,讓我們順利地在對的時間做對的事情。
我試著嘗試此方式,不過發現這樣沒有辦法讓我一目了然一週甚至一個月的工作排程,且一則記事只能設一次提醒,讓我較難掌握一些要重覆執行的任務。因此在排程規劃上,我目前還是習慣運用週記事筆記本來手寫紀錄,較有安心感。

我覺得閱讀這本書,重要的不是完全照抄作者的使用方式,而是了解他這套系統的思考及運作邏輯,去打造出一套適合自己的系統。
看作者多年來的Evernote相關教學文,他的使用方式其實一路走來有很大的變化,可以看出作者持續在改善自己的時間管理系統。我覺得這個精神非常值得學習,也會持續思考,希望讓自己的輸入及輸出效能不斷提高。