2022-06-21

怦然心動的工作整理魔法:風靡全球的整理女王╳組織心理學家,首度跨國跨界合作 BY 貳團 陳奕璇

本書是怦然心動的人生整理魔法作者麻理惠以及美國萊斯大學管理學教授史考特兩人的合作作品,
兩人各自的專業領域下共同推出來工作版的整理魔法,
除了居家需要有怦然心動的感覺外,
工作環境也需要,
我們人生有很大一部分的時間會花在工作。
這本書很多都是基本的職場經,但又加入了平常相關書籍不會提到的實體環境整理,從整理工作空間開始,將環境、工作內容等依依規劃成自己心動的樣子

1. 為什麼要整理?
- 我們花了太多時間在找尋工作中的物品,例如眼鏡、資料夾、原子筆等,一個員工每年花在找東西的平均時間是一個星期的工作時間
- 一個人的工作空間越整齊·在別人眼裡就越是聰明、勤勞、有自信的人,這樣的人更容易獲得他人信任。研究表示我們會努力達到他人期望;期望越高,我們就更有自信,表現的也更好
- 整理的真正目標在於,發掘工作中是什麼讓你怦然心動,幫助你全面發揮所長

2. 如果整理好又一直變亂
- 能夠保持整潔和無法保持的人差別在於一開始的心態,那些成功保持的人一開始就有「想要成爲什麼樣的人」和「想要過什麼樣的生活」的清楚概念,想要整理先想好這些事
- 給自己定一段時間整理、按照「類別」開始整理,把同類別的東西全部擺出來,再留下令自己心動的物品
- 留下「讓你心動的物品」、「實用的物品」、「幫助你實現未來的物品」
- 日常的整理:把白天用過的東西歸位,並確立新入手的東西屬於哪裡;節慶的整理:重新評估擁有的並且決定去留,並規劃自己的收納方式

3. 整理工作空間
- 原則一:決定每樣物品定位,並按照類別收納
- 原則二:善用盒子,直立收納
- 原則三:桌面基本上不放任何東西

4. 整理數位資料
- 收件閘只會留下等待處理的信,控制在50封以內;若需要儲存把信放進「工作」、「個人」、「財務」的簡單資料夾內;看完就不需要的信就直接刪除。
- 越少APP越不會分心
- 科技為你所用,這些只是你工作的工具,並非堆放職場生活的倉庫

5. 整理時間
- 別拿自己熱愛的事情卻只交換到不重要的獎賞或目標
- 別誤把急事當要事,搞懂工作的重要性及優先權
- 別一心多用,一心多用大部分是職場上最沒生產力的人
- 別急著說好,有些被拜託的事情對於自己根本沒幫助且浪費時間的,可以利用「延後決定」技巧。只要說「我考慮一下再回覆你」,花點時間判斷這工作是否心動

6. 整理決策
- 忘掉小決策,整理中決策,聚焦於高風險決策。讓低風險決策自動化;高風險決策值得花時間和精力在上面,先寫下來放在旁邊;中風險決策決定方式取決於「對於工作是否重要」、「有助於於實現裡想工作」、「心動」有的就保留下來。將可以授權或自動化的決策做處理,專心面對更重要的決策
- 大多時候「夠好」就可以了。為了避免過於完美主義,為自己的決策設下期限。過多的考慮可能浪費了更多精力。

7. 整理人脈
- 找出讓你心動的關係,建立高品質關係
- 發自內心的關心對方,如果不打碎請聽對方說話至少五分鐘,就不要隨便問人「最近好嗎」
- 幫助別人在工作上發揮所長
- 相信別人,甚至讓自己表現出自己的不完美

8. 整理會議
- 開越多會不代表你越重要
- 對會議帶來心動的感覺,不要人在心不在,且認真聆聽、大膽表達意見且支持他人
- 條理清楚的開會。「目標」、「仔細思考與會者」、「邀請函明卻寫出會議目標」、「鼓勵大家積極參與」、「定出會議時間表」

9. 整理團隊
- 別讓「我沒有東西可以貢獻」這種錯誤的想法,阻礙你參與團隊,或者讓團隊覺得你不存在
- 貝斯佐有個「兩份披薩原則」,團隊不能超過兩份披薩餵不飽的規模,大約4-6人。如果團隊比較大,建議拆成較小的工作組

10. 工作中找到更多心動的感覺
- 可以在辦公環境擺放「心動小物」
- 對工作沒有心動的感覺,就該換工作嗎?「改變自己幾能改變的事後」·減少了很多把工作樂趣吸走的事,這些都是採取下一步之前最好的準備。
- 空出自我的時間反省