2019-03-21

大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準任務整理系統 BY 壹團 NepTrident_坤庭

先前看群友分享的子彈筆記術有些心動,但本身不習慣攜帶隨身筆記本於是仍在構思如何以電子形式使用子彈筆記,二月底在逛電腦玩物時發現作者的新書分享如何使用evernote結合子彈筆記的應用便下訂了。
作者首先提到嘗試各種時間管理方式失敗的原因在於,只採用了工具、方法但卻未回頭整理出一套適合自己的「系統」,與整理東西的概念差不多,如果只看到桌面的東西亂就把桌面東西收到抽屜,而無一個明確哪個種類的物品固定放置的位置,則很容易再度回歸混亂,時間管理也要將自己所要做的事情進行分類。
為什麼常常會看著待辦事項卻覺得不知道從何下手?因為有些列出的事項實在太巨大無從下手,此時可以考慮以「專案」、「任務」、「行動」三個層級的方式去思考目前自己所列的待辦事項是屬於何者,「行動」是指當下真正可執行的動作,例如影印文件、寄件、打一通電話;「任務」是指完成後可以帶給自己價值感、成果的事,像是做口頭報告,「任務」通常會包含許多個「行動」,像是做口頭報告需要先確定主題、找題目、列大綱、製作簡報、預演數次,每個明確知道要做什麼的就是「行動」,而「專案」則是許多任務的集合,持續時間可能較久也影響較大,讓我印象深刻的就是作者有一個專案就是「育兒計畫」,裡面拆分開的「任務」包羅萬象,從副食品調製、嬰兒用品購物、兒童餐廳選擇都有。
想到什麼對自己重要的事情就可以開一則筆記寫下來,這就是自己所想到的「任務」,以一任務一筆記為原則,在任務內再拆分出要做完整件事需要什麼「行動」,這樣打開任務筆記就知道自己做到哪,下一步要接著做什麼;如果開了很多任務筆記後發現許多任務似乎跟某個目標都有關聯,就可以用Evernote的標籤功能做專案標籤,這樣做的好處是標籤添加和刪除都很容易,而且有時候同一個「任務」會關聯到不同「專案」,此時只要加上兩個標籤,就可以分別在不同「專案」標籤都看到同一個「任務」了,而且也不會有將任務複製到不同地方而有版本不一致的問題!如果「專案」標籤下的「任務」太多,還可以做一則「專案」的目錄筆記,用記事連結的功能即可照自己想要的方式排序某個「專案」底下所有「任務」彼此的關係了。
目前用起來還滿得心應手的,在不同情境打開不同的「任務」筆記,可以很快想到自己有什麼事情尚未處理,而且看到要做報告的「任務」筆記,可以很快知道自己進行到哪個步驟,能繼續接著進行下去而不會有迷失感,下一步希望能學到作者把個人的休閒、自我實現、各情境能做的事情都筆記化,減少自己迷途的時間!