2021-09-10

傷腦筋的話,就改變分類方式吧!:日本經典文具品牌KOKUYO善用四大類型分類法,解決整理收納、空間規劃、商品定位、顧客資料管理各種難題 BY 貳團 喳呼的蘋果

作者是日本知名文具大廠的工作模式顧問,工作內容常是解決空間運用困難、顧客資料管理等,如何讓公司各個人員因不同業務內容還要彼此能溝通合作,想辦法做到即使是不同專項的人員也能利用工具或某種模式完成共同目標。期間要整合問題再提出解決方法是困難的,所以他會建議改變一下問題分類的方式,也許可以給解決方案一個柳暗花明的曙光。
分享內文一個有趣的實例:作者拿自己有四個千金但房子是老二出來時就買的,所以房間配置上不夠最後有四個女孩要共用的空間,解決這個困擾的最後方式是拿掉所謂的"公共空間",將房間從新配置後,不但解決了四個女孩的生活空間需求,也意外地解決了長期以來公共空間的整潔問題,因為減少了灰色空間,本來期待自動自發的彼此協調,變成一種閃避責任歸屬的髒亂無人管地帶,不過看作者附上的空間配置圖,突然發現小孩的書房空間變得跟小型辦公室一樣,覺得挺有趣的XDD書房空間演變成一種辦公室氛圍?
延伸到作者在工作上的應用,業務長時間外出洽公不在辦公室卻佔了一個個的辦公桌區域,現在講求team work各單位都在提可以多一些空間作為討論區,但要縮編各個單位空間時又在mur說自己的空間絕對有這樣大的必要,最後作者提倡全部"自由座"(業務內容長時間需要使用辦公空間的不在此限),沒有所謂自己的空間,帶甚麼來帶甚麼走,所有空間都是彈性可調的,另外付專屬的櫃子放置工作時必要文件(但因無紙化所以空間需求也不高);但是這樣的分類也有缺點,就是管理能力不佳的主管所坐區域會自帶絕緣異次元,空間運用上不見得是有位就會使用;或有些人就不遵守遊戲規則,私放些小物佔位導致所謂的"自由座"只是看的到吃不到的假議題。所以作者的意思是,各個分類有其利弊,主要看這次想解決的問題是甚麼而決定,一個處置可能有所謂的賞味期限,當時空背景調整的時候,分類方式就應該隨之調整不要死守不變。與時俱進的例子,作者提到早期日本豐田汽車的階級制也是分類的一種方法,職員根據自己在公司的職位來買車,哪個層級的就只能買那些車款,不能越級超過主管的座車,以免一起打小白球的時候彼此尷尬難堪,所以當時的廣告台詞甚至有"總有一天要開CROWN(經理等級座車)"來象徵自己的期許,不過隨時代演變,開甚麼車已經不再是身分的象徵,甚至養車很花錢,共享、共乘的時代已經取代了必須擁有一部車的思維。
自己覺得是本有趣的小品,屬於經驗談的分享沒有嚴謹的分析探討,有些許獲得或共鳴對我而言就是一本好書~自己的心得覺得除了空間、事件可以分類外,我也覺得其實員工也可以做分類!當然所屬科別就是一種分類外,,也可以再根據各個同事的人格特質做些分類,有些就很擅長文類,企劃案、PPT的精美簡明扼要等等可能就不是武類:擅長社交、營造氣氛的人會的,學習都說因材施教了,工作效率上是不是也會因分類運用得宜讓組織合作的更順暢愉快呢?還在追求通才,哪裡有困難就往哪裡去才是上進的組織結構,是不是只是一種口號,然後大家都做著自己不擅長的事,天天上班想下班~?